(L’original de l’article ci-dessous a été publié dans le Milwaukee Law Journal en 2002. Les modifications innovantes apportées à la technologie et au processus depuis la publication d’origine sont notées ci-dessous.)
L’introduction des ordinateurs dans l’industrie de la sténographie judiciaire au milieu des années 70 a ouvert la porte à de nombreux nouveaux produits et services de rapport et crée finalement une plus grande capacité pour les plaideurs. La transcription assistée par ordinateur (CAT), le processus consistant à faire convertir par un ordinateur les notes sténographiques du journaliste en anglais, a été l’avènement d’une technologie qui a façonné le monde du reportage câblé d’aujourd’hui. Comme toutes les autres industries, les sténographes judiciaires font désormais partie du monde trépidant et technologiquement avancé des iPads, d’Internet, etc. (1)
Voici un bref scénario de cas incorporant les nombreux services actuellement disponibles auprès de la société d’information à la fine pointe de la technologie dans le cadre de dépositions préalables ou de preuves et lors d’une audience ou d’un procès :
Une série de dépositions de témoins factuels d’une semaine est commencée après la production de documents de découverte par toutes les parties. Les transcriptions des dépositions sont produites sur papier en taille réelle et condensées (jusqu’à 16 pages par page physique) ainsi que des versions PDF numériques (2) qui ont les pièces indexées et liées à chaque instance dans le témoignage pour une récupération instantanée, et dans des fichiers ASCII, dans les nombreux formats disponibles, pour une recherche dans le texte sur ordinateur via un logiciel de gestion de dossier ou de présentation de procès.(3) Une semaine plus tard, les avocats se rendent dans un endroit éloigné pour déposer un témoin. Afin que le reporter à distance puisse retranscrire avec précision en temps réel (transcription immédiate en direct de la parole prononcée, visualisable sur un écran d’ordinateur), une liste de mots contenant les différents termes uniques de toutes les dépositions précédentes dans l’affaire a été préalablement envoyée par courrier électronique. Plusieurs avocats adverses ont choisi de ne pas assister en personne, mais ont plutôt décidé de recevoir le flux ASCII en temps réel, ainsi que la vidéo et l’audio par vidéoconférence à distance., vivent sur leurs ordinateurs de bureau dans leur bureau via une connexion Internet standard, en faisant des annotations personnelles et en discutant en ligne avec le co-conseil, en faisant des objections si nécessaire via la vidéoconférence.(4) Une avocate était bloquée dans un endroit éloigné mais a quand même assisté à la déposition via son iPhone. À la fin de la déposition, le flux en temps réel, essentiellement un brouillon de fichier ASCII, est stocké sur les ordinateurs des avocats pour être utilisé dans la préparation de la prochaine déposition (avant la production de la transcription certifiée). La version annotée a été envoyée par e-mail au personnel ou à un collègue pour rédiger une motion. (5) La vidéo et l’audio ont également été stockés en ligne pour un examen immédiat. (6) Un avocat était sur un vol au moment du dépôt et regardait le temps réel flux de texte sur un iPad via la connexion Internet de l’avion, qu’il a ensuite pu annoter dans l’avion en vue de la prochaine déposition.
Tout au long, la programmation des journalistes a été gérée par une connexion sécurisée au gestionnaire de programmation en ligne de l’entreprise déclarante, produisant des confirmations électroniques et papier., et vérifier le calendrier de dépôt sur le système de réseau du journaliste 24h/24 et 7j/7. Il y avait quelques besoins de dernière minute en matière d’informations, de lieu de déposition, de transcriptions de dépositions antérieures et de pièces à conviction, que l’avocat a pu récupérer sur son iPad/iPhone à l’aide de son application mobile. Une pièce que l’on pensait contenue dans la boîte de ce grand banquier a disparu, mais l’application pour smartphone a donné accès à cette pièce et à toutes les autres dans l’affaire.
Une série de trois dépositions de témoins experts est désormais prévue, deux à New York lundi et mardi, et une mercredi à LA Les deux premiers jours doivent être produits avec une livraison quotidienne et en temps réel, l’expert à LA (témoin du mercredi) recevant les deux jours de témoignage en direct via vidéo/audio/texte en continu, plus un e-mail du brouillon ASCII à la fin de chaque journée afin de préparer sa déposition. (8) La transcription du mardi nécessite une attention supplémentaire lorsque l’e-mail du témoin du mercredi était en panne . L’entreprise déclarante s’est arrangée avec une entreprise locale pour recevoir, imprimer et livrer la transcription en moins d’une heure. Le voyage à Los Angeles n’a pas pu être effectué par deux des avocats, ils ont donc reçu un flux en temps réel dans leurs bureaux respectifs où ils ont également visionné et participé à la déposition par vidéoconférence à distance. La vidéoconférence à distance a également été utilisée pour l’expert de Los Angeles qui devait être déposé dans son bureau, en utilisant un ordinateur standard avec une caméra vidéo et une connexion Internet.
Des services de bande vidéo ont été demandés pour les trois experts avec une production d’image dans l’image afin que le témoin et les documents référencés puissent être visionnés simultanément. La vidéo a ensuite été synchronisée avec le fichier texte ASCII, les expositions étant également liées au texte., et stocké sur DVD, dont certaines parties doivent être utilisées dans une présentation de procès sur grand écran à des fins de destitution.
Tous les avocats prévoient de recevoir un flux de transcription en temps réel et une copie quotidienne certifiée de la transcription lors du procès afin qu’ils disposent des outils nécessaires pour la préparation des témoins et la mise en accusation, le cas échéant. Les dépositions antérieures de tous les témoins et les documents de preuve précédemment numérisés résident désormais avec eux au tribunal sur les ordinateurs des avocats. S’ils découvrent qu’une transcription ou un fichier de pièce est manquant, il peut être immédiatement récupéré en se connectant à l’accès en ligne de l’entreprise déclarante. L’un des avocats a demandé un fichier vidéo portable compatible avec son application de présentation du procès pour son iPad.
À l’avant-garde de toutes ces technologies se trouve actuellement la traduction en temps réel. Comme décrit ci-dessus, ce service a fourni aux avocats une aide précieuse pour suivre immédiatement les témoignages lors de dépositions ou de procès d’affaires importantes, ou tout litige complexe, où l’équipe de litige doit suivre les événements au fur et à mesure qu’ils se produisent (et mettre à la disposition des malentendants ).(9) Par rapport aux coûts d’une ruée vers la nuit ou d’une copie quotidienne, le temps réel est en fait moins cher. Vous avez toujours les coûts associés à une transcription certifiée finale du journaliste, mais vous le feriez de même si vous aviez commandé une transcription urgente ; de plus, avec le temps réel, la version approximative est déjà en main lorsque la procédure est terminée pour la journée. Plus de capacité, gain de temps et moins cher – ça vaut vraiment le coup !
Comment fonctionne le temps réel ? Le sténographe judiciaire en temps réel relie sa machine à sténographe informatisée par câble ou sans fil à son ordinateur portable contenant un logiciel qui traduit les frappes de la machine à sténographe par rapport à un dictionnaire global de mots écrits par la journaliste dans sa théorie de la sténographie. (10) Lorsque la journaliste frappe le touches sténotypées, l’ordinateur croise rapidement ces traits avec le dictionnaire du journaliste et affiche les correspondances et “non traduites” (sténo brute pour laquelle il n’y a pas de correspondance) sur l’écran de l’ordinateur. Les mêmes résultats sont exportés de l’ordinateur du déclarant vers un logiciel (LiveNote, Summation, CaseViewNet) sur l’ordinateur de l’avocat pour le suivi, l’annotation, le codage des problèmes et la synthèse.
Un flux en temps réel n’est pas modifié et contiendra très probablement des erreurs. Il n’est pas approprié ni autorisé d’être utilisé pour être cité dans des procédures judiciaires car il ne s’agit pas d’une transcription certifiée.
Les cas complexes et techniques exigent que le journaliste se prépare au temps réel en insérant la terminologie de cas unique dans ses dictionnaires afin qu’il puisse produire un flux en temps réel plus précis. Plus le journaliste est expérimenté et qualifié, plus le dictionnaire est développé, plus les intervenants sont contrôlés dans le forum et meilleurs sont les résultats en temps réel.
Assurez-vous de demander à un journaliste dont les compétences en temps réel vous sont déjà familières ou, lorsque vous voyagez, demandez un journaliste certifié en temps réel qui a été testé et certifié par la National Court Reporters Association. Pour plus d’informations sur les services de rapport en temps réel et autres, contactez votre agence locale de sténographie judiciaire.
(1) Il a fallu plusieurs années aux sténographes judiciaires et à l’industrie des technologies de reportage pour réaliser les avantages de l’utilisation de ces nouvelles technologies. Le sténographe judiciaire d’aujourd’hui peut à peine exister sans eux.
(2) Documents liés (ou hyperliens) — crée une connexion à un document externe visible instantanément lorsqu’on clique dessus. Maintenant, l’avocat peut voir la transcription et voir chaque pièce telle qu’elle est mentionnée dans le texte.
(3) Les documents PDF sont désormais le format de fichier dominant et le plus universel utilisé par les utilisateurs d’ordinateurs dans le monde entier pour afficher du texte et des graphiques, étant devenu la norme au cours des 10 dernières années.
(4) La visioconférence à distance est à la mode en 2012 – la possibilité d’utiliser la technologie de visioconférence entre les appareils informatiques portables (iPads, ordinateurs portables, etc.) et l’équipement de visioconférence standard (Polycom, Tandberg) via Internet. Contrairement à Skype ou Google Hangouts, les entreprises déclarantes utilisent des produits cryptés pour plus de sécurité et de stabilité.
(5) La vidéo et l’audio légaux des dépositions peuvent être stockés dans le cloud pour un examen immédiat via Internet.
(6) Des produits comme TextMap, Summation et LiveNote exportent un document contenant le produit du travail de l’avocat (marques, annotations, etc.) qui peut être partagé avec les membres de l’équipe.
(7) Les cabinets d’information férus de technologie fournissent des portails en ligne pour définir et suivre le calendrier des dépositions, télécharger et afficher les transcriptions et les pièces à conviction, et accéder aux rapports d’activité et au calendrier.
(8) Le streaming vidéo et texte permet d’assister à la déposition et de visualiser le texte en temps réel en direct depuis n’importe où avec une connexion Internet.
(9) L’exigence de l’ADA du gouvernement fédéral selon laquelle toutes les émissions de télévision en réseau doivent être sous-titrées d’ici 2006 a entraîné une pénurie de talents dans notre bassin de journalistes judiciaires en temps réel, créant ainsi une pénurie. La concurrence existe maintenant entre les entreprises de reportage et les sociétés de sous-titrage pour les rédacteurs en temps réel. Cette pénurie a incité le gouvernement fédéral à adopter récemment une loi approuvant les subventions financières aux programmes de formation en reportage/sous-titrage à travers le pays. Ces écoles offrent maintenant des bourses pour encourager davantage d’étudiants à s’inscrire à ces programmes afin que les mandats de sous-titrage de l’ADA puissent être réalisés.
(10) Il est maintenant courant de recevoir un flux en temps réel via Bluetooth sans fil, comme alternative à une connexion filaire.
